AI 에이전트를 팀처럼 나눠 실제로 회사를 운영하는 곳이 있나요?

처음엔 AI 하나에 이것저것 시켰습니다. 그러면 결국 대표가 매번 무엇을 시킬지 떠올려야 하고, 대표가 바쁜 날엔 아무 일도 안 일어납니다.

그래서 사람 회사처럼 팀을 나눴습니다. 홍보팀, 콘텐츠팀, 교육팀, 사업개발팀, 신사업개발팀, 재무인사팀, 디자인팀, 그리고 다른 팀을 지켜보는 점검팀과 AI검수팀입니다. 팀마다 채팅방 채널이 하나씩 있고, 자기 일을 하고 결과를 거기에 올립니다.

팀마다 매뉴얼이 있습니다. 무엇을 언제 하는지, 무엇은 하면 안 되는지, 모르면 누구에게 묻는지를 적어 둔 문서입니다. 사람 직원에게 업무 인수인계서를 주는 것과 같습니다.

팀이 9개면 채널도 9개입니다. 이걸 다 보라고 하면 AI를 쓰는 의미가 없습니다.

처음엔 매일 저녁 모든 채널을 추린 요약 하나를 올렸습니다. 그런데 같은 내용을 매일 다시 읽게 돼서, 지금은 「오늘의 3개」로 바꿨습니다. 대표가 지금 봐야 할 것 세 개만 올라오고, 하나를 끝내면(👍) 다음 일이 올라옵니다. 결정이 필요한 건 카드 하나에 「예·아니오」로 묻습니다.

역할을 이렇게 정했습니다. 일은 AI 팀이 끝까지 하고, 대표는 검수(좋다·고쳐라)와 결정만 한다. 대표가 중간 단계에 끼면 그 자리에서 일이 멈춥니다.

AI가 가장 위험할 때는 모르는 걸 그럴듯하게 채울 때입니다. 강사료, 계약 조건, 고객 사정처럼 현장 사람만 아는 것이 특히 그렇습니다.

그래서 모르는 게 나오면 팀이 답할 사람의 채널에 질문을 올립니다. 질문마다 「왜 필요한지 · 답하면 뭐가 좋아지는지 · 몇 분 걸리는지」를 붙입니다. 사람이 바빠도 3초 안에 판단할 수 있게요.

답이 없으면 넘어가지 않습니다. 급한 건 30분, 보통은 3시간, 여유 있는 건 8시간 간격으로 다시 묻고, 밤에는 조르지 않습니다. 답이 오면 그 팀이 바로 다음 단계로 갑니다.

같은 AI의 재확인만으로는 오류를 놓칠 수 있어, 검수는 따로 띄운 AI가 합니다. 만든 쪽의 설명 없이 결과물과 자료만 받아서, 출처 링크를 직접 열어 보고 숫자는 다른 방법으로 다시 계산합니다.

지원사업 계획서 초안 하나에서 확인 34개를 하고, 근거 없는 단정을 지우고 「확인 필요」로 바꾼 적도 있습니다. 밖으로 나가는 것(메일·발행·돈·계약)은 이 검수에 대표 확인까지 두 번을 거칩니다.

검수팀은 요일마다 팀 하나씩 주간 감사도 합니다. 매뉴얼대로 일했는지, 결과물 품질은 어떤지, 매출 목표에 닿는 일을 했는지를 봅니다. 한 주 내내 모든 팀이 「잘함」이면 오히려 검수가 너무 후한 건 아닌지 경고를 냅니다.

잘 돌아간다고 생각했던 서비스 하나가 한 달 넘게 멈춰 있었습니다. 일 하나는 대표 확인을 기다리며 42일, 다른 하나는 고객 확인을 기다리며 29일 서 있었습니다. 에러도 알림도 없었습니다. 지금 누구 차례인지 보는 사람이 없어서 조용히 멈춘 겁니다.

그 뒤로 매일 아침 「지금 누구 차례인지」를 보는 감시를 붙였습니다. 하루 넘게 멈춘 게 있으면 차례와 다음 할 일을 올리고, 사람 판단이 필요한 것만 질문으로 한 번 묻습니다.

질문이 한 사람에게 몰리는 것도 문제였습니다. 열린 질문 12개 중 9개가 실무자 한 명에게 가 있었습니다. 그래서 AI가 회사 문서를 먼저 뒤져 답을 찾고, 남은 것만 좁혀서 묻도록 바꿨습니다. 교안 45건을 모아 달라던 요청이 「못 찾은 10곳만」으로 줄었습니다.

감시하는 팀이 멈춰도 모를 수 있어서, 검수팀이 멈추면 점검팀이 대표에게 알립니다. 감시하는 팀도 감시를 받습니다.

AI 팀이 늘수록 일이 막히는 곳도 바뀝니다. 10월 첫 주에 찾아서 고친 병목 세 가지를 그대로 적습니다.

① 사람에게 넘긴 일이 사라졌습니다. AI 팀들이 실무자에게 보낸 요청이 2주 동안 39건이었고, 그중 21건이 열린 채 평균 6일 가까이 기다리고 있었습니다. 팀마다 따로 요청해서 하루 3~4건씩 쌓였고, 대표는 일이 끝났는지, AI 팀은 실무자가 받았는지조차 알 수 없었습니다. 그래서 요청을 한 줄로 모아 중요한 순서대로 카드로 보내고, 받으면 👀 · 끝나면 ✅만 누르게 했습니다. 대표에게는 저녁에 「받음 몇 개 · 완료 몇 개 · 안 본 것」 한 줄만 갑니다. 마감이 지난 요청은 저절로 닫힙니다.

② SNS 발행이 사흘 동안 0건이었는데 바로 알아채지 못했습니다. 실제 현장 사진만 쓰게 검수 기준을 올린 뒤, 사진이 없는 글이 전부 보류됐습니다. 그날 쓰고 그날 검수하는 구조라 하나가 막히면 그날이 비었습니다. 지금은 2주 치를 미리 만들어 검수까지 해 두고, 그날 글이 막히면 통과한 다른 글을 당겨 냅니다. 발행이 멈춘 채널은 다음 날 아침 대표에게 이유와 함께 올라옵니다.

③ 점검 AI가 이미 고친 걸 또 지적했습니다. 디자인 점검 지적 25건을 다시 확인해 보니 21건은 맞았지만, 그중 10건은 고쳐 놓고 「끝남」 표시를 안 해서 계속 남아 있었습니다. 늦게 뜨는 사진을 「사진 없음」으로 본 헛지적도 있었습니다. 이제 지적을 올리기 전에 실제 페이지를 다시 열어 사실인지 확인하고, 이미 고쳐진 건 스스로 닫습니다.

세 가지 모두 AI가 일을 못 해서가 아니었습니다. 일이 사람과 AI 사이를 넘어가는 자리에서 막혔습니다. 그래서 고치는 것도 「누구 차례인지 보이게」 하는 쪽이었습니다.

도구보다 반복되는 일을 팀 단위로 적어 보는 것부터 해 보시면 됩니다. 매주 하는 일, 매달 하는 일, 사람만 아는 것, 밖으로 나가는 것을 나누면 어떤 팀이 필요한지 보입니다.

첫 팀은 하나면 충분합니다. 매뉴얼 한 장, 채널 하나, 검수 한 단계로 2주 돌려 보고, 사람이 끼어서 멈추는 지점을 찾아보시면 됩니다. 그 지점을 줄이는 게 다음 일입니다.

저희가 일하는 이 방식을 회사로 옮기는 과정이 「우리 회사 AI 팀 만들기」입니다. 하루 워크숍에서 반복 업무를 팀으로 나누고 첫 팀의 업무 매뉴얼을 쓴 다음, 4주 동안 그 팀이 실제로 매일 보고하도록 멈추는 곳을 같이 고칩니다. 회사 업무에 맞춘 도구가 더 필요하면 런칠리 AX로 이어서 만듭니다.