견적이 오래 걸리는 진짜 이유
견적서 자체가 어려운 것이 아닙니다. 수량·사양·납기 같은 조건이 건마다 달라서 매번 처음부터 다시 계산하기 때문입니다.
여기에 두 가지가 겹칩니다. 단가표·지난 견적·거래처 조건이 엑셀 여러 파일과 담당자 머릿속에 흩어져 있고, 그 계산을 할 줄 아는 사람이 한두 명뿐입니다. 그 사람이 자리를 비우면 견적이 멈추고, 문의가 몰리면 답이 늦어집니다.
답이 늦으면 수주 기회가 줄어듭니다. 견적은 시간만 드는 일이 아니라 매출과 바로 이어진 일입니다.
실제 사례 — 견적 1건 30분~2시간을 5~10분으로
한 케이터링 업체는 인원·메뉴·장소 조건이 매번 달라 견적 1건에 30분에서 길게는 2시간이 걸렸습니다. 담당자 한 사람에게 일이 몰려 있었습니다.
새 시스템을 들이지 않았습니다. 이미 쓰던 구글시트와 카카오톡 위에 자동화만 얹었습니다. 조건만 고르면 견적이 만들어지도록 계산 규칙을 정리하고, 반복되는 응대 문구는 자동으로 채워지게 했습니다. 판단이 필요한 부분은 사람에게 남겼습니다.
결과는 견적 작성 5~10분(최대 92% 단축), 추가 운영비 월 1천 원 미만, 새로 도입한 외부 솔루션 0건입니다. 구축 뒤에는 담당 직원이 직접 운영합니다.
제조회사라면 이렇게 풉니다
업종이 달라도 구조는 같습니다. 케이터링의 인원·메뉴·장소가 제조에서는 품목·수량·사양·납기로 바뀔 뿐입니다.
1. 계산 규칙을 밖으로 꺼냅니다. 담당자가 머릿속으로 하던 계산(단가, 수량 구간, 가공·옵션 추가분)을 표 하나로 정리합니다. 자동화의 절반이 여기서 끝납니다.
2. 조건만 고르면 금액이 나오게 합니다. 쓰던 엑셀이나 구글시트에서 품목과 수량을 고르면 견적 금액과 견적서 양식이 함께 채워지게 만듭니다.
3. 사람이 볼 것은 남깁니다. 특수 사양이나 큰 거래의 최종 금액은 담당자가 확인하고 보냅니다. 전부 자동으로 보내는 것이 목표가 아닙니다.
이렇게 해 두면 담당자가 아닌 직원도 1차 견적을 낼 수 있습니다. 시간보다 이 점이 더 큰 변화인 경우가 많습니다.
직접 만드는 길도 있습니다
맡기는 대신 직원이 배워서 만드는 방법도 있습니다. 코딩을 모르던 수리업체 실무자가 주 1회 2시간씩 4주, 총 8시간 교육으로 견적 계산·PDF 출력·기록 저장이 이어진 견적 자동화 프로그램을 직접 완성했습니다. 본인 체감으로 견적서 작성 시간이 절반 아래로 줄었습니다.
어느 쪽이 맞는지는 회사 상황에 따라 다릅니다. 견적 규칙이 복잡하고 빨리 필요하면 맡기는 쪽이, 사내에 만들 사람을 키우고 싶으면 교육이 맞습니다.
견적이 느린 이유는 계산 규칙이 사람 머릿속에 있기 때문입니다. 그 규칙을 꺼내 쓰던 엑셀·구글시트 위에 얹으면, 새 프로그램 없이도 견적 1건이 몇 분으로 줄어듭니다.
자주 묻는 질문
- 견적서 작성도 자동화가 되나요?
- 됩니다. 견적은 조건이 매번 달라도 계산 규칙이 같아서 자동화 효과가 큰 업무입니다. 한 케이터링 업체는 견적 1건에 30분~2시간 걸리던 것을 5~10분으로 줄였습니다(최대 92% 단축).
- ERP 같은 새 프로그램을 사야 하나요?
- 아닙니다. 위 사례는 쓰던 구글시트와 카카오톡 위에 자동화만 얹었고, 새로 도입한 외부 솔루션은 0건, 추가 운영비는 월 1천 원 미만이었습니다. 직원이 새로 배울 것이 없어야 실제로 계속 쓰입니다.
- 견적 담당자가 한 명뿐인데, 그 사람이 없어도 견적이 나가게 할 수 있나요?
- 계산 규칙을 표로 정리하고 조건만 고르면 금액이 나오게 하면, 다른 직원도 1차 견적을 낼 수 있습니다. 특수한 건만 담당자가 확인하는 구조로 바꿉니다.
- 직원 20명 정도의 작은 회사도 의뢰할 수 있나요?
- 네. 작은 회사일수록 한 사람에게 몰린 업무 하나를 줄였을 때 효과가 바로 보입니다. 어떤 업무부터 줄일지 모르겠다면 5분 AX 진단으로 먼저 확인할 수 있습니다.