쓰던 엑셀과 카카오톡을 그대로 두고 업무만 자동화할 수 있나요?

부산AI코딩스쿨(운영사 주식회사 크리플레이)이 창원을 포함한 경남 전역에 직접 방문해 진행합니다. 지금 경남테크노파크 R&BD(연구개발·사업화) 과제 수행기업 여러 곳을 찾아가 업무 병목을 진단하고 있습니다. 현장에서는 진단과 담당자 이야기 기록까지 하고, 쓸 도구는 그 뒤에 만들어 결과보고서와 함께 드립니다.

맡기기 전에 볼 것은 세 가지입니다. ① 현장에 와서 어떤 업무에 시간이 새는지 먼저 짚는가, ② 쓰던 엑셀·카톡을 버리라고 하지 않는가, ③ 다 만든 뒤 담당 직원이 직접 운영할 수 있게 넘겨 주는가. 세 가지를 한곳에서 하는지, 나눠 맡겨야 하는지도 미리 확인해 보시면 좋습니다.

본점이 부산 금정구라 창원·김해·양산은 당일 이동 권역입니다. 첫 단계는 반나절 현장 진단이고, 견적·발주·정산 중 어디부터 줄일지 정한 뒤 만들 것과 기간을 문서로 드리고 시작합니다.

현장에서 가장 흔한 실패는 비싼 시스템을 들였는데 아무도 안 쓰는 경우입니다. 익숙한 엑셀을 버리고 새것을 배워야 하면 바쁠 때 결국 원래 방식으로 돌아갑니다.

그래서 저희는 도구를 바꾸는 것부터 하지 않습니다. 쓰시던 엑셀·구글시트·카카오톡은 그대로 두고, 그 위에 자동으로 도는 부분만 얹습니다. 직원이 새로 배울 것이 없으면 다음 날부터 그냥 쓰게 됩니다.

계산 규칙을 밖으로 꺼냅니다. 담당자가 머릿속으로 하던 계산(단가·수량 구간·옵션 추가분)을 표 하나로 정리합니다. 자동화의 절반이 여기서 끝납니다.

조건만 고르면 결과가 나오게 합니다. 쓰시던 시트에서 항목을 고르면 금액과 문서 양식이 함께 채워지도록 만듭니다.

반복되는 응대 문구는 자동으로 채웁니다. 판단이 필요한 부분은 사람에게 남깁니다.

사람이 볼 것은 남깁니다. 특수한 건이나 큰 거래의 최종 확인은 담당자가 합니다. 전부 자동으로 보내는 것이 목표가 아닙니다.

케이터링 업체 — 인원·메뉴·장소 조건이 매번 달라 견적 1건에 30분에서 2시간이 걸렸습니다. 쓰던 구글시트와 카카오톡 위에 자동화만 얹어 5~10분으로 줄였습니다. 추가 운영비는 월 1천 원 미만, 새로 도입한 외부 솔루션은 0건입니다. 구축 뒤에는 담당 직원이 직접 운영합니다.

식품 제조·이커머스 기업 — 판매채널 4개를 하나씩 들어가 받아오던 정산 자료를 한곳으로 모았습니다. 수수료와 정산 주기 차이를 반영해 채널별 실수익이 자동으로 계산되고, 광고 4채널 원장까지 붙여 추정 없이 실제 숫자로만 봅니다. 월 정산 확인이 20분입니다.

전통시장 상인용 「단골메이커」 — 상인분들이 스마트폰으로 가게 소식 글을 직접 만드는 도구입니다. 참여 상권 40여 곳에 배포했습니다.

항상 얹을 수 있는 것은 아닙니다. 여러 사람이 동시에 같은 자료를 고치거나, 기록이 쌓여 나중에 찾아봐야 하거나, 외부 고객이 직접 입력해야 하는 일은 화면을 따로 만드는 편이 낫습니다.

그 경우에도 순서는 같습니다. 먼저 반나절 현장 진단으로 무엇을 만들지 정하고, 만들 것과 예상 기간을 문서로 드린 뒤 시작합니다. 데이터를 회사 밖으로 내보내지 않아야 하는 곳은 사내 PC 안에서만 도는 형태로 만듭니다.