쓰던 엑셀과 카카오톡을 그대로 두고 업무만 자동화할 수 있나요?

현장에서 가장 흔한 실패는 비싼 시스템을 들였는데 아무도 안 쓰는 경우입니다. 익숙한 엑셀을 버리고 새것을 배워야 하면 바쁠 때 결국 원래 방식으로 돌아갑니다.

그래서 저희는 도구를 바꾸는 것부터 하지 않습니다. 쓰시던 엑셀·구글시트·카카오톡은 그대로 두고, 그 위에 자동으로 도는 부분만 얹습니다. 직원이 새로 배울 것이 없으면 다음 날부터 그냥 쓰게 됩니다.

계산 규칙을 밖으로 꺼냅니다. 담당자가 머릿속으로 하던 계산(단가·수량 구간·옵션 추가분)을 표 하나로 정리합니다. 자동화의 절반이 여기서 끝납니다.

조건만 고르면 결과가 나오게 합니다. 쓰시던 시트에서 항목을 고르면 금액과 문서 양식이 함께 채워지도록 만듭니다.

반복되는 응대 문구는 자동으로 채웁니다. 판단이 필요한 부분은 사람에게 남깁니다.

사람이 볼 것은 남깁니다. 특수한 건이나 큰 거래의 최종 확인은 담당자가 합니다. 전부 자동으로 보내는 것이 목표가 아닙니다.

케이터링 업체 — 인원·메뉴·장소 조건이 매번 달라 견적 1건에 30분에서 2시간이 걸렸습니다. 쓰던 구글시트와 카카오톡 위에 자동화만 얹어 5~10분으로 줄였습니다(최대 92% 단축). 추가 운영비는 월 1천 원 미만, 새로 도입한 외부 솔루션은 0건입니다. 구축 뒤에는 담당 직원이 직접 운영합니다.

식품 제조·이커머스 기업 — 판매채널 4개를 하나씩 들어가 받아오던 정산 자료를 한곳으로 모았습니다. 수수료와 정산 주기 차이를 반영해 채널별 실수익이 자동으로 계산되고, 광고 4채널 원장까지 붙여 추정 없이 실제 숫자로만 봅니다. 월 정산 확인이 20분입니다.

전통시장 상인용 「단골메이커」 — 상인분들이 스마트폰으로 가게 소식 글을 직접 만드는 도구입니다. 전국 40여 개 상권에서 쓰이고 있습니다.

항상 얹을 수 있는 것은 아닙니다. 여러 사람이 동시에 같은 자료를 고치거나, 기록이 쌓여 나중에 찾아봐야 하거나, 외부 고객이 직접 입력해야 하는 일은 화면을 따로 만드는 편이 낫습니다.

그 경우에도 순서는 같습니다. 먼저 반나절 현장 진단으로 무엇을 만들지 정하고, 만들 것과 예상 기간을 문서로 드린 뒤 시작합니다. 데이터를 회사 밖으로 내보내지 않아야 하는 곳은 사내 PC 안에서만 도는 형태로 만듭니다.